Humboldt-Universität zu Berlin - Gesamtpersonalrat

IT und Datenschutz

Die Arbeitsgruppe „IT und Datenschutz“ (IT-AG) ist eine gemeinsame Einrichtung des Gesamtpersonalrats (GPR) und des Personalrats Hochschulbereich (PR HSB) der Humboldt-Universität zu Berlin. Die IT-AG ist bei der Einführung bzw. Änderung von IT-Verfahren und Systemen gemäß dem Personalvertretungsgesetz Berlin (PersVG Berlin) in der Mitwirkung und Mitbestimmung.

Auf Grundlage eines Beschlusses des PR HSB Anfang 2021 werden – bis auf Widerruf – sämtliche IT-Angelegenheiten, die den Personalräten zur Beteiligung vorgelegt werden müssen, an den GPR bzw. an die neu geschaffene IT-AG delegiert.

Rechtlicher Hinweis: Gemäß § 85 Absatz 1 Nr. 13 b PersVG Berlin unterliegt die Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Dienstkräfte zu überwachen, der Mitbestimmung des Personalrats. Darüber hinaus bestehen Beteiligungsrechte z. B. bei der Gestaltung von Arbeitsplätzen (§ 85 Abs. 1 Nr. 12), Maßnahmen zur Qualifizierung (§ 85 Abs. 1 Nr. 5) und bei Rationalisierungsmaßnahmen mit Auswirkungen auf die Beschäftigung (§ 85 Abs. 1 Nr. 9).

Die IT-AG übernimmt in diesen Verfahren eine beratende, koordinierende und vorbereitende Funktion und unterstützt die Personalvertretungen bei der sachgerechten Wahrnehmung ihrer Beteiligungsrechte.

 

Die IT-AG koordiniert und begleitet Mitbestimmungsanträge und -verfahren, insbesondere bei der Einführung neuer Software für HU-Mitarbeitende. Darüber hinaus wirkt sie an der Erarbeitung von Dienstvereinbarungen sowie weiteren IT-bezogenen Regelungen in Zusammenarbeit mit der Universitätsleitung mit. 

Satzung zur IT-Organisation der Humboldt-Universität zu Berlin (AMB 46/2020 - PDF)

Leitlinie zur Informationssicherheit an der Humboldt-Universität zu Berlin (AMB 61/20 - PDF)

Dienstvereinbarung über das Mobile Arbeiten an der HU Berlin (PDF)

Grundsätze zum Einsatz von WINDOWS 10 (AMB 46/2019 - PDF)

IT-Rahmendienstvereinbarung (AMB 111/2018 - PDF)

 

Ein zentraler Aufgabenbereich der IT-AG ist die Beratung von Antragsstellenden im Rahmen von Mitbestimmungsverfahren sowie von betreibenden Stellen der IT-Systeme. Zudem engagiert sich die IT-AG aktiv in der Ausgestaltung und Begleitung von Beteiligungsprozessen. Dabei orientiert sie sich an folgenden zentralen Schwerpunkten:

  • Vermeidung von Leistungs- und Verhaltenskontrollen durch IT-Systeme und Software

  • Schutz vor Rationalisierungsmaßnahmen und Sicherung von Beschäftigung bei der Einführung neuer IT-Systeme

  • Gewährleistung von Datenschutz und Datensicherheit bei bestehenden und neu einzuführenden IT-Systemen

  • Schutz personenbezogener Daten der Mitarbeitenden

  • Einbindung und Qualifizierung der betroffenen Mitarbeitenden

  • Gestaltung ergonomischer Büroarbeitsplätze und digitaler (mobiler) Arbeitsumgebungen, einschließlich der Bedingungen im Homeoffice

  • Sicherstellung von Ergonomie, Zugänglichkeit und Gebrauchstauglichkeit bei Hard- und Software

  • Förderung von Barrierearmut und Barrierefreiheit

 

Mitbestimmungsverfahren und IT-Rahmendienstvereinbarung (IT-RDV)

Für die Mitbestimmungsverfahren im IT-Bereich gilt an der Humboldt-Universität zu Berlin seit 2018 die IT-RDV IT-Rahmendienstvereinbarung - Amtliches Mitteilungsblatt 111/2018 (PDF). 

Die IT-RDV enthält grundsätzliche Regelungen sowie die Festlegung von Abläufen und Anforderungen für die Erstellung und Bearbeitung von Mitbestimmungsanträgen bei der Einführung neuer IT-Systeme und Software im Rahmen des phasenorientierten Beteiligungs- bzw. Mitbestimmungsverfahrens.

Der Ablauf des phasenorientierten Beteiligungs- bzw. Mitbestimmungsverfahrens nach §5 der IT-RDV wird in den folgenden Diagrammen schematisiert (PDF und JPG Dateien).

Komplette Darstellung des phasenorientierten MBV - §5 IT-RDV (PDF)

Komplette Darstellung des phasenorientierten MBV - §5 IT-RDV

Übersicht der einzelnen Phasen (PDF)

Übersicht der einzelnen Phasen

Phase Testbetrieb (PDF)

Phase Testbetrieb

Phase Pilotbetrieb (PDF)

Phase Pilotbetrieb

Phase Echtbetrieb - Änderungen (PDF)

Phase Echtbetrieb - Änderungen

 

Für das Mitbestimmungsverfahren sind folgende Unterlagen erforderlich: 

  • Fragebogen zum IT-Verfahren
  • Prüfbericht der Testung der Barrierefreiheit und Stellungnahme der Schwerbehindertenvertretung der HU
  • Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten und Stellungnahme zum Datenschutz der behördlichen Datenschutzbeauftragten der HU   
  • Auftragsverarbeitungsvertag (bei Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag bei einem externen Anbieter)
    • Informationen — Website der behördlichen Datenschutzbeauftragten der HU
  • Sicherheitskonzept und Stellungnahme des IT-Sicherheitsbeauftragten der HU

Weitere Informationen und Hinweise:

IT- und Datenschutz-Themen der IT-AG (Mitwirkung und Mitbestimmung)

  • Digitalisierung der Humboldt-Universität
  • Dienstvereinbarung Mobiles Arbeiten
  • Umsetzung des EuGH Urteils zum Privacy Shield an der HU
  • Einführung Digitalisierung der Verdienstabrechnung
  • FIS (Forschungs Informations System) – Neue Satzung
  • Regelbetrieb von Medien-Repositorium, HU-Box (Seafile & OnlyOffice), Etherpad
  • ALMA (neue Benutzungsoberfläche des Bibliothekssystems - Echtbetrieb)
  • Matomo Webanalytik (Echtbetrieb)
  • SOGo Kalendersoftware (Upgrade - Echtbetrieb)
  • Lime Survey – Umfragen (Echtbetrieb)
  • Open Project - Projektmanagementsoftware
  • Windows 10 in der ZUV
  • Software Systeme für Bewerbungsverfahren für das Humboldt-Stipendium (im Rahmen des Deutschlandstipendiumprogramms)
  • Zoom / Zoom X - Webkonferenzen (Echtbetrieb)

Laufende Mitbestimmungsverfahren

Ansprechpartner:innen der Arbeitsgruppe IT und Datenschutz

Karsten Asshauer (GPR)
E-Mail: karsten.asshauer@hu-berlin.de

Peggy Beßler (PR-HSB)
E-Mail: peggy.bessler@agrar.hu-berlin.de